協(xié)同軟件應(yīng)對(duì)企業(yè)信息化三大孤島問(wèn)題
信息化應(yīng)用的目標(biāo)是幫助企業(yè)利用信息技術(shù)改善經(jīng)營(yíng)和管理，從而提升其競(jìng)爭(zhēng)和發(fā)展能力。從這點(diǎn)上來(lái)說(shuō)，信息化應(yīng)用的趨勢(shì)，一方面反映了信息技術(shù)的動(dòng)向，另一方面也凸現(xiàn)出企業(yè)在當(dāng)前市場(chǎng)環(huán)境下的管理需求。
繼ERP之后，協(xié)同應(yīng)用成為被廣泛關(guān)注的焦點(diǎn)，協(xié)同軟件市場(chǎng)也占據(jù)了應(yīng)用軟件市場(chǎng)的重要組成部分。泛微軟件一直關(guān)注并致力于協(xié)同領(lǐng)域的研究，我們認(rèn)為當(dāng)前協(xié)同應(yīng)用的熱點(diǎn)說(shuō)明了全球一體化經(jīng)濟(jì)下激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和日益注重溝通協(xié)作的商業(yè)環(huán)境趨勢(shì)，都不可避免的要求企業(yè)更多的集中精力于整合各種資源并打造高效和協(xié)作同的運(yùn)作體系；同時(shí)，立足于對(duì)單個(gè)資源或部分資源進(jìn)行管理的傳統(tǒng)軟件無(wú)法滿足企業(yè)新的要求，應(yīng)運(yùn)而生的協(xié)同應(yīng)用因其能夠幫助企業(yè)適應(yīng)新的市場(chǎng)環(huán)境而必將成為軟件發(fā)展的趨勢(shì)。
管理需求和信息化現(xiàn)狀催生協(xié)同應(yīng)用
全球一體化的市場(chǎng)環(huán)境和知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下，企業(yè)在發(fā)生著深刻的變化。一方面，隨著技術(shù)的不斷成熟及與國(guó)際市場(chǎng)的接軌，競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，依靠產(chǎn)品銷售產(chǎn)生利潤(rùn)的上升空間有限，企業(yè)開(kāi)始向管理要"利潤(rùn)"，更多的依靠高效的運(yùn)營(yíng)和優(yōu)化的管理打造競(jìng)爭(zhēng)內(nèi)核，關(guān)注企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展，從"營(yíng)銷取勝"轉(zhuǎn)向"管理取勝"；另一方面，運(yùn)營(yíng)管理水平的提升又賦予了企業(yè)新的能力，使得企業(yè)從成本、效率等優(yōu)化中激發(fā)出新的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)。
而管理的一個(gè)核心問(wèn)題則是對(duì)各種資源的掌控、協(xié)調(diào)及優(yōu)化，這正是協(xié)同應(yīng)用所要解決的問(wèn)題。從管理的角度上來(lái)說(shuō)，協(xié)同的本質(zhì)就是打破資源（人、財(cái)、物、信息、流程）之間的各種壁壘和邊界，使它們?yōu)楣餐哪繕?biāo)而進(jìn)行協(xié)調(diào)的運(yùn)作，通過(guò)對(duì)各種資源最大的開(kāi)發(fā)、利用和增值以充分達(dá)成一致的目標(biāo)。
協(xié)同的理念在企業(yè)的運(yùn)作中主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：
首先是對(duì)信息的高度共享。信息共享是為了最大限度的發(fā)揮其本身的價(jià)值，無(wú)論是企業(yè)管理者、員工、還是外部的合作伙伴，都可以很方便的查找到相關(guān)的信息以支持事務(wù)的處理，并利用信息創(chuàng)造新的價(jià)值。
其次是對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)的整合。這些業(yè)務(wù)盡管更多的時(shí)候從屬于企業(yè)的不同人員、不同部門，但本質(zhì)上來(lái)說(shuō)它們都是緊密關(guān)聯(lián)的，并形成企業(yè)特有的業(yè)務(wù)體系，企業(yè)需要對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)進(jìn)行充分的整合以使業(yè)務(wù)能夠協(xié)調(diào)和平滑運(yùn)作，任何業(yè)務(wù)鏈的"斷折"或業(yè)務(wù)的"死角"都會(huì)對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生影響。
第三是對(duì)各種資源的調(diào)配和優(yōu)化。這些資源包括企業(yè)的人、財(cái)、物、信息和流程，當(dāng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)了信息共享和業(yè)務(wù)整合后，企業(yè)的"神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)體系"才能夠高效和通暢的運(yùn)轉(zhuǎn)，并使這些資源能夠突破各種壁壘和障礙，在企業(yè)統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)下為共同的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)而服務(wù)。
信息技術(shù)是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理優(yōu)化的一個(gè)重要手段，但我們發(fā)現(xiàn)，信息化的實(shí)踐過(guò)程中，常常會(huì)面對(duì)"信息孤島"、"應(yīng)用孤島"和"資源孤島"三大難題，這三大難題與企業(yè)的管理需求產(chǎn)生了難以調(diào)和的矛盾：
"信息孤島"和信息共享的矛盾－ 不同的信息以不同的結(jié)構(gòu)（如EMAIL、備忘錄、通訊、演示文檔、掃描文檔）在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)、主機(jī)、文件服務(wù)器、應(yīng)用系統(tǒng)上存在，而這些系統(tǒng)缺乏相互連接的信息渠道，數(shù)據(jù)被封存并缺乏應(yīng)有的關(guān)聯(lián)，從而給企業(yè)獲取有用信息帶來(lái)很大障礙。
"應(yīng)用孤島"和業(yè)務(wù)整合的矛盾－ 針對(duì)自己某方面管理需求而引入的各種應(yīng)用系統(tǒng)，在單個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理上無(wú)疑有自己的特點(diǎn)，但由于它們無(wú)法面向整個(gè)的業(yè)務(wù)過(guò)程，各個(gè)系統(tǒng)之間也難以緊密集成，使得企業(yè)"環(huán)環(huán)相扣"的業(yè)務(wù)被這些分散的系統(tǒng)"分隔"開(kāi)來(lái)，企業(yè)不得不花大量的人力、物力在不同的應(yīng)用系統(tǒng)之間切換，造成運(yùn)營(yíng)效率低下和反應(yīng)遲緩。
"資源孤島"和資源協(xié)同的矛盾－ 企業(yè)運(yùn)作的基本元素 "人"、"財(cái)"、"物"、"信息"和"流程"，不能統(tǒng)一的被管理并在突破各種屏障和邊界的工作環(huán)境下進(jìn)行調(diào)配和緊密的整合，因而難以為企業(yè)的目標(biāo)進(jìn)行一致性的協(xié)作和服務(wù)。
而協(xié)同應(yīng)用的出現(xiàn)無(wú)疑為這些問(wèn)題提供了有力的解決方案。協(xié)同應(yīng)用提供了一種"整體應(yīng)用"的方案，它關(guān)注的是全面的調(diào)控，更有利于對(duì)企業(yè)的各種資源進(jìn)行充分整合，讓這些被分隔開(kāi)來(lái)的資源重新處于統(tǒng)一管理和調(diào)配下，使企業(yè)從獲得"局部?jī)?yōu)化"到獲得"整體優(yōu)化"。
協(xié)同應(yīng)用的解決方案
針對(duì)"信息孤島"、"應(yīng)用孤島"和"資源孤島"，協(xié)同應(yīng)用最主要的三個(gè)方面就是要實(shí)現(xiàn)信息的協(xié)同，業(yè)務(wù)的協(xié)同和資源的協(xié)同。因而體現(xiàn)在協(xié)同軟件中便成為了三大基本思想，即"信息網(wǎng)狀思想"、"業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想"和"隨需而應(yīng)思想"。
"信息網(wǎng)狀思想"：企業(yè)中的各種信息都是存在著聯(lián)系的，例如費(fèi)用報(bào)銷，這筆費(fèi)用是什么時(shí)間花的，為哪個(gè)項(xiàng)目花的等等這些都是與報(bào)銷單相關(guān)的信息。如果這些關(guān)聯(lián)的信息被封存在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)或應(yīng)用平臺(tái)中，審批者就只能得到簡(jiǎn)單電子化的報(bào)銷單而無(wú)從獲得更多的信息以支持決策。協(xié)同應(yīng)用則提供了更好的解決方案，它將各種分散的、不規(guī)則存在的信息整合成一張"信息網(wǎng)"，每個(gè)信息節(jié)點(diǎn)之間依靠某種，或某幾種業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系進(jìn)行關(guān)聯(lián)，訪問(wèn)者就可以完全突破信息孤島的困擾從而輕松自如的穿梭在這張信息網(wǎng)中并獲取自己關(guān)心的信息。在協(xié)同應(yīng)用平臺(tái)中，審批者可以從這張報(bào)銷單開(kāi)始，迅速了解各種關(guān)聯(lián)信息，包括費(fèi)用花費(fèi)的時(shí)間、地點(diǎn)、金額，并進(jìn)而了解這筆費(fèi)用花費(fèi)后的項(xiàng)目進(jìn)展情況，總體預(yù)算情況等等。管理的一個(gè)重要方面就是對(duì)真實(shí)的、全局信息的了解，而協(xié)同應(yīng)用無(wú)疑提供了這樣的可能性。
"業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想"：一個(gè)形象的比喻，現(xiàn)代化企業(yè)就象一臺(tái)不停運(yùn)轉(zhuǎn)著的精密機(jī)器，企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)就象是機(jī)器上的各個(gè)部件，任何一個(gè)部件出了問(wèn)題就會(huì)對(duì)整臺(tái)機(jī)器的運(yùn)轉(zhuǎn)造成影響。從表面上來(lái)看，企業(yè)的業(yè)務(wù)被分為各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)并歸屬于某個(gè)部門或某個(gè)人員負(fù)責(zé)，事實(shí)上這些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間有著千絲萬(wàn)縷的關(guān)系，更為重要的是他們都必須為企業(yè)的共同目標(biāo)而運(yùn)作。例如一個(gè)客戶會(huì)，會(huì)涉及到客戶名單（銷售部業(yè)務(wù)）、市場(chǎng)宣傳資料和方案（市場(chǎng)部業(yè)務(wù)）、相關(guān)物資領(lǐng)用或采購(gòu)（行政部業(yè)務(wù)）、***和費(fèi)用（財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)）等。關(guān)注某個(gè)或某些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的傳統(tǒng)軟件由于無(wú)法對(duì)其它的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)籌管理，因而企業(yè)就不得不在多個(gè)應(yīng)用軟件之間切換以保證同步運(yùn)作。而協(xié)同應(yīng)用平臺(tái)則可以對(duì)這些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行充分的整合并納入統(tǒng)一平臺(tái)進(jìn)行管理，任何一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的動(dòng)作都可以輕松"啟動(dòng)"其它關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的運(yùn)作，并對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行及時(shí)更新，從而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的平滑鏈接。
"隨需而應(yīng)思想"：企業(yè)的各種資源，包括人、財(cái)、物、信息和流程組成了企業(yè)運(yùn)作的基本要素。協(xié)同應(yīng)用將這些資源整合在統(tǒng)一的平臺(tái)上，并通過(guò)網(wǎng)狀信息和關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的協(xié)同環(huán)境將它們緊密的聯(lián)系在一起。然而要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)這些資源的協(xié)調(diào)和優(yōu)化，很重要的一點(diǎn)就是這些資源能夠隨著企業(yè)的某個(gè)目標(biāo)或者某項(xiàng)事務(wù)而被靈活的組織起來(lái)并進(jìn)行協(xié)作，為這個(gè)目標(biāo)或事務(wù)"各司其能"并發(fā)揮最大的價(jià)值，換言之，也即各種資源能夠隨企業(yè)的需要而及時(shí)的響應(yīng)并突破各種障礙實(shí)現(xiàn)一致性協(xié)作。例如人與人之間的協(xié)作，在企業(yè)的每個(gè)角落里每天都在發(fā)生著。在協(xié)同應(yīng)用平臺(tái)中，人與人之間的屏障被打破，并可被隨時(shí)調(diào)動(dòng)起來(lái)組成跨部門、跨企業(yè)、跨地域的"虛擬團(tuán)隊(duì)"。比如說(shuō)一個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)行，隨著項(xiàng)目的建立，各個(gè)部門的有關(guān)人員都可被加入到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中，甚至可包括企業(yè)外聘的專家、相關(guān)客戶、合作伙伴等。為統(tǒng)一目標(biāo)而設(shè)的"虛擬團(tuán)隊(duì)"成員可以共享項(xiàng)目信息、被分配各自的任務(wù)、接受項(xiàng)目經(jīng)理的監(jiān)督、相互之間就某個(gè)問(wèn)題進(jìn)行探討、參加網(wǎng)上的項(xiàng)目會(huì)議等。當(dāng)然在這樣的例子中，"虛擬團(tuán)隊(duì)"不光包含了人，還包含了財(cái)、物等資源，例如會(huì)議室、項(xiàng)目資料等。而在協(xié)同應(yīng)用平臺(tái)中，這些資源可以突破各種障礙而被迅速找到并集合到一起，并實(shí)現(xiàn)它們之間通暢的溝通、協(xié)調(diào)，從而保證目標(biāo)的達(dá)成。
協(xié)同應(yīng)用的解決方案幫助企業(yè)整合了各種資源，因而協(xié)同應(yīng)用平臺(tái)也應(yīng)具備如下三個(gè)基本特點(diǎn)：即整合性，實(shí)現(xiàn)各種信息及業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的關(guān)聯(lián)和統(tǒng)一管理；聯(lián)貫性，實(shí)現(xiàn)"以點(diǎn)帶面"的連通運(yùn)作；靈活性，實(shí)現(xiàn)"隨需而應(yīng)"的動(dòng)態(tài)組合及相互協(xié)作。
總結(jié)起來(lái)，"信息網(wǎng)狀"、"業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)"和"隨需而應(yīng)"構(gòu)建了協(xié)同應(yīng)用平臺(tái)的基本思想， 而"信息協(xié)同"、"業(yè)務(wù)協(xié)同"和"資源協(xié)同"是協(xié)同應(yīng)用的三層含義，并對(duì)信息、業(yè)務(wù)和資源的三大孤島問(wèn)題提出了有效的解決方案。
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